Wat kost een online werkplek per medewerker?

Een online werkplek kost bij Virtual Computing vanaf €35 per gebruiker per maand. Daarvoor krijgt elke medewerker een volledig Windows-bureaublad in de cloud, met onbeperkte opslag, dagelijkse back-ups, beveiliging en 24/7 support. De Microsoft 365-licentie (Office, e-mail, Teams) komt daar als losse post per gebruiker bovenop — eerlijk is eerlijk, en verderop leggen we precies uit waarom. Geen investering vooraf, geen verborgen kosten, maandelijks opzegbaar.

Dat is het korte antwoord. De eerlijke nuance: de prijs per medewerker hangt af van hoe zwaar het werk is en welke software erop draait. In dit artikel rekenen we het concreet voor — per gebruiker, per team en afgezet tegen een eigen server.

Wil je liever de verschillende werkplek-types en aanbieders naast elkaar zien? Lees dan ons artikel online werkplek vergelijken: kosten, functies en providers. Dit artikel gaat puur over de prijs per medewerker.

Het korte antwoord: prijs per gebruiker per maand

De meeste MKB-medewerkers doen standaard kantoorwerk: Office, e-mail, bestanden, een browser en een branchepakket. Daarvoor is de instapprijs het laagst. Zwaardere profielen kosten meer omdat ze meer rekenkracht of een eigen virtuele machine vragen.

*Bedragen zijn indicatief en exclusief btw. De exacte prijs hangt af van het aantal gebruikers, de benodigde opslag en het gewenste serviceniveau. Op onze Online Werkplek-pagina staat de actuele prijsopbouw.*

Deze bedragen gaan over de werkplek zelf. De Microsoft 365-licentie (Office, e-mail, Teams) is een aparte licentie van Microsoft en reken je per gebruiker apart — daarover meer in de volgende paragraaf.

Let op: je ziet bij sommige aanbieders bedragen van een paar euro per maand voorbijkomen. Dat is bijna altijd alléén die kale Microsoft 365-licentie — niet een werkende werkplek met bureaublad, opslag, back-up, beveiliging en support erbij. Vergelijk daarom altijd de totale prijs per medewerker, inclusief alles wat je echt nodig hebt.

Wat zit er bij die prijs in — en wat niet?

In de werkplekprijs per medewerker zit bij Virtual Computing concreet:

• Een volledig Windows-bureaublad in de cloud, overal en op elk apparaat
• Onbeperkte opslag
• Dagelijkse back-ups en disaster recovery
• Beveiliging: MFA, antivirus en monitoring
• 24/7 support — je belt direct met een technicus, geen callcenter
• Hosting in ISO 27001-gecertificeerde Nederlandse datacenters

Eén post zit er bewust níét standaard in: de [Microsoft 365](/office-365-zakelijk)-licentie (Office, e-mail en Teams). Die neem je rechtstreeks bij Microsoft af, met een eigen prijs per gebruiker. We rekenen 'm niet stilletjes in de werkplekprijs, want veel bedrijven hebben hun M365-licenties al — dat zou een oneerlijke vergelijking opleveren. Je betaalt dus de werkplek (vanaf €35) plus de M365-licentie die bij jouw team past.

Bij veel aanbieders staan daarnaast nóg meer regels niet in de basisprijs. Opslag boven een limiet, back-ups, support buiten kantooruren, migratie en beveiliging worden dan apart gefactureerd. Een lage instapprijs kan zo alsnog flink oplopen. Vraag bij elke offerte dus expliciet: wat is de totale prijs per medewerker — werkplek én licenties — als álles erin zit?

Vertaald naar jouw team: 5, 20 of 50 medewerkers

Een prijs per gebruiker zegt pas iets als je 'm naar je eigen team vertaalt. Reken je met de instapprijs van €35 per medewerker:

*Dit zijn de bedragen voor de werkplek zelf; de Microsoft 365-licentie reken je hier per gebruiker bovenop.*

Het mooie aan een prijs per medewerker: je betaalt voor wat je gebruikt. Groei je van 20 naar 25 mensen, dan groeit je rekening met vijf werkplekken mee — geen nieuwe server, geen migratieproject. Krimp je, dan schaal je net zo eenvoudig terug.

De rekensom: online werkplek vs. eigen server

De vraag onder de vraag is meestal: is dit goedkoper dan een eigen server? Voor het MKB pakt dat bijna altijd in het voordeel van de cloud uit, zodra je alle kosten meetelt.

Een eigen server lijkt op papier een eenmalige uitgave, maar over vijf jaar komt daar veel bij:

• Aanschaf server en randapparatuur, elke 4 à 5 jaar opnieuw
• Windows Server- en CAL-licenties
• Back-up-oplossing, UPS en koeling
• Stroomverbruik
• Beheeruren — updates, storingen, beveiliging
• Het risico en de kosten van uitval

Tel je dat per medewerker en per maand op, dan eindigt een eigen server voor een typisch MKB-team al snel in dezelfde €40 tot €70-range — maar dan mét investeringspieken, afschrijving en beheerlast die bij jou liggen. De online werkplek heeft dat allemaal verrekend in één voorspelbaar maandbedrag per medewerker.

De volledige 5-jaars vergelijking, inclusief alle verborgen posten, rekenen we stap voor stap voor in eigen server vs. cloud werkplek: de 5-jaars TCO.

Waarom "per medewerker" de eerlijkste maatstaf is

Prijzen per server of per project maken het lastig te vergelijken, want ze verbergen de echte kostprijs van één werkende medewerker. Een prijs per gebruiker per maand is transparant: je weet precies wat een nieuwe collega kost en wat je bespaart als iemand vertrekt.

Daarom communiceren wij het zo. En daarom durven we de prijs gewoon op de site te zetten in plaats van "neem contact op voor een offerte". Wil je het complete plaatje van IT uitbesteden — werkplekken, beheer, beveiliging en support samen — lees dan de complete gids over ICT uitbesteden.

Probeer het 30 dagen gratis

De beste manier om te weten wat een online werkplek jou per medewerker oplevert, is 'm gewoon gebruiken. Bij Virtual Computing kun je onze online werkplek 30 dagen gratis en vrijblijvend proberen. Je hebt binnen enkele uren toegang en na 30 dagen sluit het proefaccount vanzelf — je zit nergens aan vast.

Plan een vrijblijvend adviesgesprek en we rekenen precies voor wat het voor jouw team kost. Liever direct een voorstel op maat? Vraag een offerte aan — binnen één werkdag een transparant aanbod, met de prijs netjes per medewerker.