Eigen server of cloud werkplek? 5-jaars TCO-vergelijking voor het MKB (2026)

De vraag "moet ik mijn server vervangen of overstappen naar de cloud?" krijgt elke MKB-ondernemer ergens tussen jaar 4 en jaar 6 op zijn bordje. De aanbieder van je oude server stuurt een offerte voor een nieuwe — meestal €8.000 tot €15.000 — en de keuze lijkt simpel: zelf nieuwe server kopen, of overstappen.

Maar de echte kosten zitten niet in die ene offerte. Ze zitten in de jaren erna. In dit artikel rekenen we eerlijk voor een typisch MKB van 25 werkplekken wat een eigen server écht kost over 5 jaar — versus een cloud werkplek bij een gespecialiseerde MSP zoals wij. Geen verkooppraat, gewoon de cijfers.

Deze blog is een aanvulling op Wat is een cloud werkplek? (uitleg + voor wie geschikt) en Online werkplek vergelijken: kosten en functionaliteiten (vergelijking tussen aanbieders). Hier focussen we puur op TCO: eigen server vs cloud.

De rekensom: 25 werkplekken, 5 jaar

We gebruiken een realistisch profiel: een MKB-bedrijf met 25 medewerkers, één centrale server (of een klein cluster van twee), Microsoft 365-licenties, een back-upoplossing en een externe IT-partner die in uurtarief draait.

Optie A: eigen server vervangen

Plus: dit dekt niet de Microsoft 365-licenties (die heb je in beide scenario's). Niet de werkplek-laptops (zelfde in beide scenario's). En niet het risico van uitval.

Optie B: cloud werkplek bij een MSP

Verschil: €80.900 — €56.000 = €24.900 in voordeel van de cloud werkplek over 5 jaar.

De verborgen kosten van een eigen server (die niet in de offerte staan)

De getallen hierboven zijn nog gunstig voor de eigen server. In de praktijk zien we vier kostenposten die zelden worden meegerekend:

1. Tijd van eigen mensen. Iemand belt de IT-partner, iemand wacht op de monteur, iemand boekt extra werk in als de server traag is. We rekenen voorzichtig: 1 uur per medewerker per maand × 25 mensen × €40/uur = €1.000/maand of €60.000 over 5 jaar. Bij een goed beheerde cloud werkplek is dit dichter bij nul.

2. Downtime-impact. De gemiddelde MKB-server heeft 4-8 uur ongeplande uitval per jaar (bron: Uptime Institute Survey 2024). Bij 25 medewerkers à €40/uur = €4.000-€8.000 omzet-impact per jaar.

3. Cybersecurity-investeringen die niet meekomen. Een server in een meterkast krijgt geen 24/7 SOC-monitoring, geen automatische OS-patching binnen 24u, geen geo-redundante back-up. Als jouw branche NIS2 of NEN 7510 raakt, moet je dit zelf oplossen — meestal voor €5.000-€15.000 per jaar extra.

4. Vervangingsmoment-fricties. Server jaar 5 vervangen betekent: project, downtime in de migratie, datadip-risico, oude leverancier die niet meer reageert. Cloud-migratie vraagt deze frictie eenmalig — server-vervangingen elke 5 jaar opnieuw.

Cloud werkplek wint niet altijd: 3 scenario's waarin een eigen server beter is

We zijn eerlijk: cloud werkplek is niet voor iedereen de juiste keuze. Drie situaties waarin een eigen server (of Windows 365) beter past:

1. Zware 3D/CAD-applicaties zonder cloud-versie. Branche-software die GPU-acceleratie nodig heeft en geen cloud-equivalent kent. Denk aan oude versies van AutoCAD, SolidWorks, of bepaalde architectensoftware die in een grafische cloud nog niet voldoet.

2. Internet-connectie onbetrouwbaar. Werk je op een industrieterrein zonder glasvezel of in een gebied met regelmatige uitval, dan kan een lokale server stabieler zijn dan een internet-afhankelijke werkplek. (Wij adviseren in dit geval eerst de connectie te upgraden — bijna altijd goedkoper dan een eigen server.)

3. Strikte data-soevereiniteit-eisen. Sommige overheidsklanten of compliance-regimes eisen dat data fysiek op de eigen locatie staat. Dit is zeldzaam in het MKB maar bestaat in defensie- of overheids-aanverwante sectoren.

In alle andere gevallen — en dat is 90% van het MKB — wint cloud werkplek op TCO én op operationele kwaliteit.

Wat krijg je voor die €35 per gebruiker per maand?

Onze Online Werkplek zit standaard zo in elkaar (vanaf €35 per gebruiker per maand):

• Eigen Windows-werkplek op Microsoft Azure of Nederlands datacenter
• 24/7 monitoring en support (geen uurtarieven)
• Automatische dagelijkse back-up
• ISO 27001-gecertificeerd datacenter
• NEN 7510 mogelijk voor zorgklanten
• Multi-factor authenticatie standaard
• Branche-software draait mee (Exquise, Oase Dental, ISAH, AFAS, Exact, Twinfield, EPD's etc.)

Microsoft 365-licenties komen daar nog bij (afhankelijk van het pakket: Business Basic vanaf €5,20/mnd, Business Standard €10,80/mnd, Business Premium vanaf €19,10/mnd).

Voor een vergelijking met andere aanbieders zie Online werkplek vergelijken: kosten en functionaliteiten.

Veelgestelde vragen over TCO

Wat als ik mijn server al 3 jaar heb? Loont overstappen dan nog? Ja, vaak wel. We rekenen voor je door wat de "doorgaan tot vervangmoment" optie kost vs een vroege migratie. In ongeveer 60% van de gevallen die we doorrekenen blijkt vroeg overstappen al binnen 18-24 maanden goedkoper dan wachten — vooral als er incidenten zijn geweest.

Hoe zit het met internetkosten? Een cloud werkplek vraagt een betrouwbare internetverbinding (minimaal 50/20 Mbps, glasvezel als 't kan). Voor de meeste MKB-bedrijven is dit al aanwezig. Voor 25 werkplekken adviseren we 200/200 Mbps — kosten ongeveer €100-€150/maand, vaak al in het netwerkcontract begrepen.

Wat als mijn werkplek tijdelijk geen internet heeft? We werken standaard met Microsoft OneDrive of Microsoft 365 Apps die ook offline functioneren voor reguliere kantoor-taken. Voor branche-software (Exquise, Exact etc.) heb je verbinding nodig — net als bij een lokale Citrix-omgeving overigens.

Kan ik op elk moment opzeggen? Bij ons: ja, maandelijks opzegbaar. Geen 36-maands lock-in zoals bij sommige aanbieders. Dat past bij ons uitgangspunt: als wij je niet goed bedienen verdienen we je business niet.

Concreet: hoe nu verder?

Wij maken een doorrekening op maat als je twijfelt. Geen verkoopgesprek — gewoon jouw cijfers, jouw situatie, eerlijk uitgewerkt. We vergelijken dan ook met Windows 365 en met andere serieuze MSP's, niet alleen met onze eigen propositie.

Plan een doorrekening — 30 minuten, online of op kantoor in Oisterwijk. Of bel direct met Robin: 085-013 4500.