Nog drie weken tot de Microsoft 365-prijsverhoging: doe deze 3 checks

Per 1 juli 2026 voert Microsoft een prijsverhoging door op een flink deel van de commerciële Microsoft 365-licenties. We schreven er eerder een volledige analyse over — dit artikel is de praktische opvolger: drie checks die je déze maand nog doet, met als mogelijke uitkomst dat je honderden euro's per jaar bespaart. Of de geruststelling dat je gewoon goed zit. Beide zijn winst.

Eerst de korte recap. De verhoging raakt onder meer Microsoft 365 Apps for Business (+21%), Enterprise Mobility + Security E3 (+13%) en Entra Plan 1 (+16%), en geldt voor nieuwe afnames én verlengingen vanaf 1 juli. Net zo belangrijk is wat *niet* duurder wordt: Microsoft 365 Business Premium en Office 365 E1 blijven ongewijzigd. Dat is geen toeval — Microsoft houdt zijn favoriete MKB-pakket bewust buiten schot.

Check 1: betaal je voor licenties die niemand gebruikt?

De saaiste check is steevast de meest winstgevende. In vrijwel elke licentie-audit die wij uitvoeren vinden we 10 tot 20% "slapende" licenties: oud-medewerkers die nooit zijn opgeruimd, dubbele accounts, een vergeten testaccount, de stagiair van vorig jaar zomer.

Zo doe je het zelf: open het Microsoft 365-beheercentrum, sorteer de gebruikerslijst op "laatste aanmelding" en kijk wie er al 60+ dagen niet is ingelogd. Elke licentie die je vóór 1 juli opzegt, voorkomt dat je er vanaf juli het verhoogde tarief voor betaalt. Bij tien euro per maand per overbodige licentie tikt dat sneller aan dan je denkt.

Check 2: zit iedereen op de juiste licentie?

Dit is de check met de grootste structurele impact, twee kanten op:

Te zwaar gelicenseerd? De collega die alleen mail en Teams gebruikt heeft geen volledig pakket met desktop-apps nodig. Voor licenties via ons gelden vaste jaarprijzen: Business Basic €5,20, Business Standard €10,83 en Business Premium €19,06 per gebruiker per maand (excl. btw). Eén verkeerd ingedeelde gebruiker kost je dus zo €165 per jaar te veel.

Te licht gelicenseerd? Hier wordt het interessant, juist door deze prijsronde. Zit je team op Apps for Business of Standard én betaal je daarnaast voor losse beveiligingstools, dan wordt Business Premium — met Defender, Intune en Conditional Access inbegrepen — relatief aantrekkelijker dan ooit: de pakketten eromheen stijgen, Premium niet. En werk je (deels) op een online werkplek met de volledige Office-apps, dan is Business Premium sowieso de licentie die je nodig hebt.

De vuistregel: niet één licentie voor iedereen, maar een mix per rol. Productiemedewerker Basic, kantoor Standard, management en thuiswerkers Premium.

Check 3: plan je verlengmoment slim

De verhoging geldt vanaf 1 juli voor nieuwe afnames en verlengingen. Loopt jouw jaartermijn binnenkort af, of zit je op maandelijks verlengen? Dan kan een jaartermijn die je vóór 1 juli vastlegt het huidige tarief nog twaalf maanden vasthouden.

Maar let op de andere kant van die medaille: een jaartermijn zit ook een jaar vást, ook als je team krimpt. Onze lijn is dezelfde als altijd: zekerheid over je bezetting → jaartermijn tegen het oude tarief; veel verloop of groei-onzekerheid → de maandflexibiliteit is die paar procent extra waard. Dit is precies het soort afweging dat we in een licentiegesprek in tien minuten samen scherp hebben.

En als je het beheer erbij wilt

Voor de volledigheid, omdat we er in elke audit naar kijken: licenties zijn de helft van het verhaal, het beheer is de andere helft. Microsoft back-upt je data namelijk niet — dat staat letterlijk in hun voorwaarden. Bij ons kost Backup, Support & Onderhoud €5,50 per gebruiker per maand bovenop de licentie: dagelijkse back-up van mail, OneDrive en SharePoint, MFA en beveiliging ingericht, en NL-support voor je team. Microsoft 365 mét beheer heb je daarmee vanaf €10,70 per gebruiker.

Liever dat wij even meekijken?

We voeren deze drie checks in de aanloop naar 1 juli kosteloos uit voor elk MKB dat het wil — ook als je (nog) geen klant bent. Vraag de gratis licentiecheck aan via de IT-check of vraag direct een offerte aan als je al weet wat je nodig hebt. Eerlijk antwoord gegarandeerd: als je huidige mix klopt, zeggen we dat ook gewoon.

*Alle genoemde licentieprijzen zijn jaarabonnementsprijzen per gebruiker per maand, exclusief btw, zoals gepubliceerd op onze Microsoft 365-pagina. De Microsoft-verhogingen komen uit de officiële aankondiging van maart 2026.*