Microsoft Copilot vs Alex: wanneer kies je wat?

Bijna elke MKB-DGA krijgt in 2026 dezelfde vraag op zijn bord: moeten we wat met AI? De licentievertegenwoordiger van Microsoft komt aanwaaien met Copilot, je IT-leverancier praat over "een eigen AI-stack", en op LinkedIn ziet iedereen demo's voorbijkomen die er indrukwekkend uitzien maar weinig zeggen over wat het concreet doet voor jouw kantoor.

Concrete vraag: Microsoft Copilot in Office 365, of een eigen AI-assistent zoals onze Alex? De twee zijn niet vergelijkbaar — ze doen iets fundamenteel anders. Wie ze als wedstrijdje tussen "twee AI-assistenten" presenteert begrijpt het verschil niet.

Hieronder leg ik uit wat elke optie precies doet, in welke vijf scenario's je voor welke kiest, en waarom de combinatie vaak het slimst is.

Wat doet Microsoft Copilot precies?

Copilot zit in je Microsoft 365-omgeving en helpt met de Office-werk dat je medewerkers al doen. Concrete dingen die Copilot kan:

• E-mails samenvatten en concept-antwoorden voorstellen in Outlook
• Een document opzetten op basis van een prompt in Word
• Een data-analyse maken op een Excel-tabel
• Een PowerPoint genereren op basis van een document of prompt
• Vergadering-notulen genereren in Teams na een meeting
• Documenten en e-mails doorzoeken op vraag ("waar staat de offerte voor klant X?")

Wat Copilot niet kan: vragen beantwoorden over je bedrijfsspecifieke processen, je facturen, je klantdossiers buiten M365, je branche-software (Exquise, AFAS, ISAH) of je website. Copilot ziet alleen wat in M365 zit: Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneDrive, SharePoint, Teams.

De licentie kost €30,40 per gebruiker per maand bovenop je bestaande M365 Business Standard. Tot 30 juni 2026 ligt er een Microsoft-promo van €19,75 per maand voor 12 maanden — daarna terug naar €30,40.

Wat doet Alex precies?

Alex is onze eigen AI-assistent, geen Microsoft-product. Hij zit rechtsonder op deze pagina en is bij elke prospect én klant beschikbaar. Concrete dingen die Alex doet:

• Antwoord geven op pre-sales-vragen ("Wat kost een online werkplek voor 25 medewerkers?", "Werkt Exquise in jullie cloud?")
• Bij klanten in het portaal: facturen, contracten, openstaande tickets en gebruikersbeheer aansturen
• Verwijzen naar de juiste pagina, persoon of FAQ
• Servicedesk-werk afhandelen waar mogelijk; doorzetten naar mens waar nodig

Wat Alex niet doet: een Word-document voor je opstellen of een PowerPoint genereren. Hij is geen productiviteit-AI in je Office-apps — hij is je infrastructuur-AI die jouw klant, prospect en team via één chat-interface bedient.

De technische stack onder Alex draait in ons NL-datacenter (n8n, OpenWebUI, eigen LLM-routing). Geen €30 per gebruiker per maand — de assistent is voor klanten zelfs gratis inbegrepen bij hun cloud werkplek.

De vijf scenario's

Scenario 1: Office-zware medewerkers (Copilot) 20 backoffice-medewerkers die de hele dag in Outlook, Word, Excel en Teams zitten. Veel mail, veel rapporten, veel vergader-samenvattingen. Copilot bespaart hier echt tijd — 1 tot 2 uur per dag per medewerker is realistisch in onze klantcijfers, mits goed ingericht.

ROI voor 20 medewerkers: 20 × €30,40 = €608/mnd licentie. Tijdwinst op modaal salaris: 20 × 1 uur × €40/uur × 20 werkdagen = €16.000/mnd potentieel. Goede investering.

Scenario 2: Klant-bedienend frontoffice (Alex of vergelijkbaar) Praktijkhouder of dienstverlener met veel klant-vragen waar geen persoonlijke aandacht voor nodig is ("hoe verzet ik mijn afspraak?", "wat is mijn factuurstand?"). Hier helpt Copilot niet — die zit niet bij je klant. Een eigen AI-assistent op je website of in je klantportaal vangt 30-60% van de eerstelijns-vragen op.

Onze Alex-stack inrichten voor jouw klantdomein is een eenmalig implementatie-traject, geen abonnement-per-gebruiker.

Scenario 3: Branche-software-gebruikers (geen van beide standaard) Tandarts die de hele dag in Exquise of Visiquick werkt. Of advocaat in Eclipse. Of accountant in AFAS. Daar doet Copilot niets — die ziet je Word-documenten, niet je dossiers in branche-software. Alex doet daar standaard ook niets aan.

Voor deze use-case is maatwerk AI de optie: een assistent die getraind is op jouw branche-software-output en jouw dossier-structuur. Onze partner Nahayat.io bouwt dit op de Alex-stack — geen Microsoft-licentie nodig, alles op eigen NL-hardware.

Scenario 4: AI voor de directie/eigenaar zelf (Copilot) DGA die wekelijks rapportages doorworstelt en e-mails afhandelt. Copilot voor jou persoonlijk loont vrijwel altijd. €30 per maand voor jouw eigen tijdsbesparing is een no-brainer als je in M365 werkt.

Scenario 5: Hele organisatie (combinatie) De realistische situatie voor de meeste MKB-bedrijven met 30-150 medewerkers: een aantal medewerkers gebruikt Copilot (de Office-zwaarste rollen), de servicedesk gebruikt Alex, de klant ziet Alex op de site, de DGA heeft Copilot. Combineer wat past.

Hoe maak je de keuze concreet?

Drie vragen die je voor je organisatie beantwoordt:

1. Hoeveel medewerkers werken meer dan 50% van hun tijd in Microsoft Office? Voor hen is Copilot waarschijnlijk rendabel.
2. Wat is de grootste tijdvreter in je klant- of intern-support? Als dat eerstelijns-vragen zijn, is een eigen assistent (Alex of maatwerk) waarschijnlijk goedkoper dan Copilot per case.
3. Werken jullie veel in branche-software (Exquise, AFAS, ISAH, Eclipse)? Dan past geen van beide standaard — kijk naar maatwerk-AI.

Wat wij meestal aanraden

Voor de meeste MKB-klanten beginnen we niet met Copilot voor iedereen. Eerst Copilot voor 3-5 sleutel-medewerkers (DGA, controller, hoofd-sales) om te zien wat hij echt oplevert. Daarna eventueel breder uitrollen.

Voor klant-contact en servicedesk-vragen rollen we Alex standaard mee uit bij onze cloud werkplek — vanaf dag 1 zit hij rechtsonder, gratis voor klanten.

Voor branche-specifieke processen kijken we apart of het maatwerk-AI rechtvaardigt. Bij een tandarts die 200 patiënt-interacties per dag heeft is dat snel rond. Bij een accountantskantoor van 5 personen met 50 klanten meestal niet.

Conclusie

Copilot is geen vervanger voor Alex en andersom. Copilot maakt je Office-werk sneller; Alex zorgt dat je klant of medewerker een vraag krijgt beantwoord zonder iemand te bellen. Twee verschillende problemen, twee verschillende oplossingen. De meeste MKB-bedrijven hebben beide nodig — maar voor verschillende rollen.

Twijfel je over welke licenties je moet aanzetten of welke processen baat hebben bij AI? Bekijk eerst onze Microsoft Copilot dienst voor een overzicht van wat we doen, of plan een gratis Copilot-readiness gesprek — we kijken vrijblijvend mee naar je organisatie en geven een concreet advies binnen 1 werkdag.