Moderne werkplek: wat is het en wat kost het?

Moderne werkplek, modern workplace, digitale werkplek: het zijn drie namen voor hetzelfde idee. Een werkplek waarop je met één account inlogt, waar je bestanden centraal staan en waar het beheer en de beveiliging op afstand geregeld zijn. Microsoft heeft er een vaste opbouw voor bedacht en wij leveren die uit Nederland, in twee uitvoeringen. In dit artikel lees je wat de moderne werkplek precies is, uit welke vijf bouwstenen hij bestaat, wat de twee uitvoeringen kosten, waar je data staat en hoe je begint. De meest gekozen route is de Online Werkplek, het complete overzicht staat op moderne werkplek.

De Online Werkplek kost €38 per gebruiker per maand + Microsoft 365 Business Premium €19,56 = €57,56 alles-in; heb je Business Premium al, dan betaal je alleen de €38. Je bureaublad, je bestanden en je applicaties draaien op onze eigen servers in Eindhoven en Den Bosch, dus je data blijft in Nederland. Bekijk Online Werkplek.

Wat Microsoft bedoelt met de moderne werkplek

De moderne werkplek is geen product dat je in een doos koopt. Het is de manier waarop Microsoft een werkplek opbouwt: niet meer rond een server op kantoor, maar rond het account van de medewerker. Microsoft zelf gebruikt de Engelse naam modern workplace. In Nederland kom je ook digitale werkplek, digitale werkomgeving en Microsoft workspace tegen. Wie een van die termen zoekt, bedoelt in de praktijk hetzelfde.

Het verschil met de manier waarop veel kantoren tien jaar geleden werkten, zit in het vertrekpunt. Toen bepaalde de hardware wat je kon: je zat aan een pc die in het netwerk hing, en buiten kantoor had je een VPN nodig. Nu bepaalt je account wat je ziet. Je logt één keer in en je werkplek, je e-mail en je applicaties kennen je. Waar je zit en op welk apparaat maakt niet meer uit.

Dat levert vier dingen op die je direct merkt: nieuwe medewerkers zijn dezelfde dag aan het werk, iemand die uit dienst gaat is met één handeling overal weg, updates en beveiliging lopen op de achtergrond mee, en je kunt aantonen wie bij welke gegevens kan. Dat laatste is precies wat een accountant, een zorgorganisatie of een auditor van je vraagt.

De vijf bouwstenen van een moderne werkplek

Elke moderne werkplek bestaat uit vijf onderdelen. Ze horen bij elkaar: laat je er één weg, dan moet je dat later alsnog inrichten.

1. Eén identiteit. Elke medewerker heeft één account in Microsoft Entra. Daarmee opent hij zijn werkplek, zijn e-mail en zijn applicaties. MFA via Microsoft Entra hoort erbij, zodat een gestolen wachtwoord alleen niet genoeg is. Dit is het hart van de werkplek: alles wat daarna komt, hangt aan dat account.

2. Microsoft 365. Outlook, Teams, Word, Excel, SharePoint en OneDrive. Je bestanden staan op een centrale plek en collega's werken tegelijk in dezelfde versie. Voor de werkplek is Microsoft 365 Business Premium de licentie waarmee het geheel werkt: daar zitten de Office-apps in, en ook de beveiliging en het apparaatbeheer. Wie het inrichten en bijhouden liever uitbesteedt, leest verder bij Microsoft 365 beheer.

3. Een beheerd apparaat of een beheerde werkplek. Hier zit de keuze die je maakt: wij beheren de eigen laptop van je medewerker met Microsoft Intune, of je medewerker werkt op de Online Werkplek in ons datacenter. Beide zijn een moderne werkplek. Verderop staat wat ze kosten en waarvoor ze geschikt zijn.

4. Beveiliging die meeloopt. Microsoft Defender, schijfversleuteling met BitLocker, toegangsregels en automatische updates. Dit zit in de werkplek zelf en niet in een los product ernaast. Er komt dus geen aparte beveiligingsfactuur bij.

5. Samenwerken. Teams voor overleg, SharePoint voor documenten, gedeelde agenda's. Iedereen werkt in dezelfde versie van een bestand, ook als er drie mensen tegelijk in zitten.

Twee uitvoeringen, en wat ze kosten

Wij leveren de moderne werkplek in twee uitvoeringen. Ze gebruiken dezelfde identiteit, dezelfde beveiliging en dezelfde support. Het verschil zit in de vraag waar Windows draait.

Uitvoering 1: de Online Werkplek

Je complete Windows-bureaublad draait op onze eigen servers in Eindhoven en Den Bosch. Je opent het met de Windows App van Microsoft, op een laptop, een Mac, een tablet of in de browser. Je branchesoftware installeren wij centraal, dus Exact, AFAS, Twinfield, Exquise, Oase Dental, CClaw of ISAH draait voor iedereen hetzelfde. Er is geen VPN nodig: de verbinding loopt beveiligd via de Microsoft-beheerlaag.

Technisch bouwen we de Online Werkplek op AVD. AVD staat voor Azure Virtual Desktop, de werkplektechniek van Microsoft. Wij draaien die techniek op eigen hardware, met een back-up in het tweede datacenter.

De prijs is €38 per gebruiker per maand, inclusief beheer, beveiliging, dagelijkse back-up en onbeperkte support. Daar komt Microsoft 365 Business Premium bij voor €19,56, samen €57,56 alles-in per gebruiker per maand. Heb je Business Premium al, dan betaal je alleen de €38. Maandelijks opzegbaar.

Dit is de route die de meeste bedrijven kiezen, en de route die wij aanraden als je met branchesoftware werkt of je bestanden aantoonbaar in Nederland wilt houden. Alles staat op Online Werkplek.

Uitvoering 2: de beheerde eigen laptop

Je medewerkers werken op hun eigen laptop of pc, en wij beheren die op afstand met Microsoft Intune: updates, beveiligingsbeleid, software en Defender. Een nieuwe laptop komt uit de doos, de medewerker logt in en alles staat klaar. Dat werkt ook op macOS.

De prijs is €10 per device per maand voor het Basis-pakket en €19,95 voor Medium, waar een dagelijkse back-up van het werkstation en het uitrollen van maatwerksoftware bij horen. Het Uitgebreid-pakket met Microsoft Defender for Endpoint kost €29,95 per device per maand. Microsoft 365 Business Premium is ook hier vereist en staat apart op de factuur. De volledige uitleg staat op apparaatbeheer.

Deze uitvoering past bij mensen die vooral in Microsoft 365 werken en offline door moeten kunnen werken, bijvoorbeeld in de buitendienst of onderweg.

De twee naast elkaar

Je mag ze ook combineren, en dat doen veel bedrijven: kantoor op de Online Werkplek omdat daar de branchesoftware draait, de buitendienst op een beheerde laptop. Het staat allemaal in één omgeving en op één factuur. De vergelijking per onderdeel staat op moderne werkplek.

Waar je data staat

Bij een moderne werkplek staat je data op twee plekken, en het is goed om te weten welke waar.

Je identiteit en je licenties leven in Microsoft 365, binnen de Europese datagrens van Microsoft. Dat is al zo zodra je Microsoft 365 gebruikt, ongeacht bij wie je je werkplek afneemt.

Je bureaublad, je bestanden en je applicaties draaien bij de Online Werkplek op onze servers in Eindhoven en Den Bosch. Microsoft regisseert het inloggen en de beveiliging, de inhoud blijft bij ons, in een eigen afgeschermde omgeving per bedrijf. Kies je voor de beheerde eigen laptop, dan staan je bestanden in Microsoft 365 zelf, in OneDrive en SharePoint, binnen die EU-datagrens.

Virtual Computing is ISO 27001 gecertificeerd en conform NEN 7510. Moet je aan een auditor laten zien waar je gegevens staan en wie erbij kan, dan is de eerste uitvoering het kortste antwoord.

Zo begin je met een moderne werkplek

Je hoeft niet alles in één keer om te zetten. In de praktijk gaat het in vier stappen.

1. We kijken naar je Microsoft 365. Welke licenties heb je, hoe staat de beveiliging ingesteld en wie heeft waar toegang toe. Dat is de basis waar de rest op rust, en het levert vaak al een paar licenties op die je niet meer gebruikt.

2. We kiezen de uitvoering per groep. Niet per bedrijf, maar per groep medewerkers. Kantoor met branchesoftware op de Online Werkplek, mensen die vooral in Microsoft 365 werken op een beheerde laptop.

3. We richten in en zetten over. Wij regelen de migratie en plannen die buiten werktijd. Je medewerkers loggen de volgende ochtend in en hun werkplek staat klaar, met hun bestanden en hun instellingen.

4. Wij houden het bij. Updates, Defender, toegangsregels, back-up en de helpdesk. Dat doorlopende deel heet werkplekbeheer en zit bij de Online Werkplek in de €38 inbegrepen.

Wil je weten wat het voor jullie aantal medewerkers wordt? Bel 085 013 4500 of vraag een offerte aan. Je hebt binnen één werkdag een prijs op maat.